Três dicas para aproveitar ao máximo seu sistema de gestão

software de gestão da sua empresa está na gaveta?

Se você é um dos muitos empreendedores que investiram tempo e dinheiro na compra e implantação de um software de gestão e agora vê seu investimento parado, encostado, subutilizado, ou dando a maior dor de cabeça, não se sinta só. Essa é a realidade em grande parte das pequenas e médias empresas, bem como nos escritórios de Arquitetura e Engenhariaque decidiram pelo investimento.

Apesar de essenciais, e de facilitarem muito a vida do gestor, programas/softwares de gestãocomo ERPs (enterprise resource planning) ou CRMs (Customer relationship management), como por exemplo o NAVIS, CONSTRUMANAGER, DOIT, SAP, entre outros, só serão úteis se sua empresa estiver pronta para eles e se eles contemplarem os seus processos internos.

Por isso, ter um sistema de gestão da melhor marca do mercado ou aquele que seu colega recomendou não é a solução para seus problemas empresariais.

Para que um sistema lhe traga todos os benefícios prometidos, recomendo que antes de decidir pela compra dessas maravilhas tecnológicas pense nas seguintes dicas:

Prepare sua empresa para a gestão.

sistema é uma ferramenta para ser usada na gestão de sua empresa. Por isso, antes de se implantar o sistema, deve-se implantar na empresa a Filosofia da Gestão.

Antes do sistema, deve haver no escritório/empresa uma estrutura organizada, com pessoas em cargos e funções definidas para receber esse sistema. Se isso não existir, dificilmente haverá responsáveis específicos para a operação dos diversos recursos dosoftware.

O uso aleatório não trará coerência para o operador, que com o tempo abandonará a ferramenta ou a utilizará de forma indevida gerando uma série de problemas.

Deve haver também, dentre outros aspectos, a cultura do controle e uso de dados para a tomada de decisões.

Uma das maiores vantagens que um sistema oferece é a possibilidade de coletar e processar dados. Sendo assim, as empresas se beneficiam dessas potentes ferramentas somente quando as usam no seu dia a dia em atividades como: análise da produtividade de equipes; análise da lucratividade de canais, clientes e produtos; retorno na prospecção de clientes; etc.

Se em seu escritório/empresa o desempenho ainda é avaliado apenas pelo dinheiro em caixa no final do mês, o potencial do sistemanão será totalmente utilizado. É como comprar uma Ferrari para andar em estrada de terra.

Escolha um software tenha flexibilidade para adaptar aos seus processos internos.

“Cada casa tem seu jeito”. Os processos internos em sua empresa foram moldados e evoluíram com as demandas dos clientes e com seu jeito de fazer as coisas.

Os sistemas no mercado partem de processos padrões que muitas vezes diferem dos da sua empresa/escritório. Para usar esses sistemas muitas vezes as empresas tem que mudar suas operações e estruturas.

Se essa mudança for causar a perda da sua identidade, eficiência ou qualquer outro valor interno, não vale a pena mudar. Com o tempo o software será abandonado.

Por isso, dê preferência a sistemas que tenham flexibilidade para acompanhar os processos da empresa e facilitar sua operação ao invés de dificultá-la.

Avalie não só o produto (software), mas também a competência e proposta do fornecedor para implantar a ferramenta e treinar sua equipe.

ferramenta só é boa se as pessoas souberem usá-las e perceberem as vantagens de seu uso. Se for mais difícil usar a ferramenta do que continuar fazendo tudo como era antes, muito provavelmente seu investimento irá por água abaixo.

Para vencer esse entrave a empresa fornecedora deve facilitar o aprendizado do usuário com metodologias e programas de treinamento adequados, estruturados e customizados.

A competência da empresa fornecedora no processo de implantação e treinamento é tão ou mais importante que a qualidade de sua tecnologia.

E você, já implantou um software de gestão em sua empresa? Está pensando na questão? Deixe seu comentário e compartilhe sua história.

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